Terms & Conditions

- 約款 -

This agreement

Once a reservation is made, the guest has entered into a binding contract with Chiyoda Inn and these terms and conditions apply in full. Where a company, agency or similar has made the booking on behalf of the guest, the agreement is with that third party. Third parties should ensure that the guests are aware of these terms and conditions.


Our Responsibilities

Chiyoda Inn undertakes to provide guest accommodation in the room(s) and dates agreed in the reservation.


Arrivals and Departures

You can check in at Chiyoda Inn from 4:00 pm. If however your room is not ready you are welcome to collect your keys and leave your luggage. Please let us have your time of arrival so that we are here to welcome you. We ask that your room is vacated by 11:00 am.


Your Booking

Your booking is as contracted for the number of nights and people. You are not allowed to have additional people staying in the room over and above the number contracted (i.e. you cannot have 2 people sleeping in a single room) without prior agreement. Chiyoda Inn reserves the right to charge the full rate for any such unauthorised stay and/or to terminate the booking. In this eventuality, we will levy a charge of 75% of the agreed booking fee for any unused nights.


Cancellations

All cancellations of accommodation must be given at least 2 days prior to your arrival date, thereafter a full charge will be made for the first night. We also reserve the right to charge for 75% of booked value for consecutive nights if we are unable to resell your room. We reserve the right to charge for unused nights in the event of an early departure.


Children

Chiyoda Inn is unable to accommodate children under the age of 8.


Behavior

Please remember that you are sharing Chiyoda Inn, a renovated old Japanese two-story house, with other guests – please behave accordingly. Please be aware of fellow guests if coming in very late or leaving early from the Inn, and when watching TV or playing music. We reserve the right to terminate bookings if faced with unreasonable or anti-social behavior.


We do not tolerate racist, sexist, homophobic or otherwise discriminatory language or behaviour and we reserve the right to terminate a booking on receipt of a complaint. Please contact the receptionist as soon as possible if you have an issue with the behavior of a fellow guest.


Payment

When you book, Chiyoda Inn takes your card details to confirm the booking but the full amount is payable on checking-in except bookings made within one day of your arrival. We charge the first night’s accommodation fee as a deposit for bookings made within one day of arrival. We accept most cards, cash, and can arrange for invoicing for long-term customers on request. For bookings whose value exceeds ¥50,000, we reserve the right to request or take a non-refundable 10% deposit. The balance is payable after checking-in in the normal way.


Complaints

In the event of a complaint, we will investigate and respond in a timely and courteous manner. Where appropriate, we will make immediate amends.


Housekeeping, Guests’ Liabilities

Chiyoda Inn is strictly no smoking accommodation. A standard cleaning charge of ¥3,000 per night will be levied on guests who smoke in their rooms.


We reserve the right to charge guests the cost of rectifying damage, caused by the deliberate, negligent or reckless act of the guest to Chiyoda Inn’s property or structure. Should this damage come to light after the guest has departed, we reserve the right to make a charge to the guest’s credit or debit card, or send an invoice for the amount to the registered address. We will however make every effort to keep any costs that the guest would incur to a minimum.


We reserve the right to charge guests the cost of replacing any items that are removed from the premises by them without consent. The charge will be the full replacement amount of the missing item, including any carriage charges. Should the fact that the item is missing come to light after the guest has departed, we reserve the right to make a charge to the guest’s credit or debit card, or send an invoice for the amount to the registered address.


We reserve the right to take action against any guest found to have tampered or interfered with any fire detection equipment throughout the Chiyoda Inn.


Replacement keys is charged at ¥3,000.


We will use our best efforts to return any items left behind by a guest after their stay, but reserve the right to recoup any costs incurred by Chiyoda Inn.


Pets

For the comfort of other guests, Chiyoda Inn does not allow pets. If you have a registered assistance dog, please inform us prior to booking.


Security

Chiyoda Inn expect your room and the front door of the property to be closed at all times. We request that all guests follow this safety and security measure. We reserve the right to refuse admission and exclude visitors from our accommodation.


A Registration Card must be completed by all guests on arrival with passport numbers for overseas visitors. We reserve the right to take a photocopy of passport of overseas visitors.


Data Protection

Chiyoda Inn retains your contact details as an integral part of the booking process. We are required to retain your registration for (at least) 3 years. We may contact you in the future with a newsletter, but you can opt out at any time. We will not share your information in any other way with any third party.


We are registered with the Arakawa-ku Health Department, reference “22荒保衛環き(三)第7号”.


You can read our detailed privacy policy here.


Liability

Chiyoda Inn will compensate the guest for damage if we have caused such damage to the guest. However, the same will not apply in cases where such damage is due to reasons for which we are not liable.


This liability however:

a) extends only to the property of guests who have engaged sleeping accommodation at the hotel;

b) is limited to ¥10,000 for any one article and a total of ¥50,000 in the case of any one guest, except in the case of property which has been deposited, or offered for deposit, for safe custody.


Chiyoda Inn is covered by hotel liability insurance in order to deal with unexpected fires and / or other disasters.


August 2018

契約の成立

御宿ちよだに予約の申し込みをいただき、予約手続きが完了した時点で、申込者と当館との間に下の諸事項について合意が成立したとみなし、その時点で契約が成立することとします。会社、その他の第三者が宿泊者の代わりに予約をした場合は、当該第三者が契約の当事者となりますが、第三者は宿泊者に当館の約款を周知しておくこととします。


御宿ちよだの責務

御宿ちよだは、予約に基づいて、該当の日時、日数、宿泊施設の提供をする責務を負います。


到着と出発

チェックインは午後4時からとします。もし、到着時に部屋の準備ができていない場合、御宿ちよだは、荷物をフロントで預かり、部屋の鍵をお渡しして、宿泊者が時間を有効に使えるようにいたします。当館では、宿泊者がスムーズにお部屋に入れるよう、到着時刻をあらかじめ伺うようにいたしております。また、チェックアウト時、お部屋は午前11時までに空けていただくようお願いいたします。


予約

予約内容は予約時の日時、日数、人数の通りとします。当館の事前の合意なしに宿泊人数の変更はできません(1人部屋に1人の予約をした場合、同じ部屋に2人で宿泊することはできません)。無断で人数追加して宿泊したことが明らかになった場合、予約外の宿泊について通常料金で精算していただいた上、予約を解除し部屋を空けていただきます。その時点で、予約に残った日数があった場合、残りの予約分の75%を解約金としてお支払いただきます。


キャンセル

予約のキャンセルは到着予定日の2日前までにお知らせいただくこととします。それ以降のキャンセルは、予約の第1泊目の料金をキャンセル料としてお支払いただきます。また、当館の判断により、複数泊の予約キャンセルについて客室の再販ができなかった場合、全体予約金額の75%を、宿泊を短縮してチェックアウトされた場合、予約の残りの分の全額を、それぞれお支払いただく場合がございます。


乳幼児の宿泊

御宿ちよだでは8歳未満のお子様の宿泊はお受けいたしておりません。


館内での行動について

御宿ちよだは木造二階建ての家屋を改装したものでございます。木造の建物を他のお客様と共有してお使いいただいているという感覚でお過ごしいただけますようお願いいたします。


鉄筋コンクリートのホテルではございませんので、深夜、早朝の館内の出入り等は不用意な騒音となることがございますのでご留意ください。また、粗暴な言動、他の人の迷惑となるような振る舞いが認められた場合、退去をお願いする場合がございます。


御宿ちよだでは、人種差別、性差別、同性愛者差別、また、それらに準ずる差別的言動を許容いたしません。差別的言動が明らかになった場合は、予約を取り消し退去していただくことがございます。館内で、他の宿泊者から差別的言動の被害をうけたときは速やかにフロントにご報告ください。


お支払い

予約の際、御宿ちよだでは、申込者のクレジットカード情報を確認作業上入手する場合がございますが、通常、この時点でのチャージはいたしません。料金のお支払いは到着時、チェックインの際にお願いいたします。ただし、宿泊の前日、当日の予約については、1泊分の料金をデポジットとしてお支払いただくこととします。デポジットは1泊の宿泊料金に、またキャンセル料に充当されますので、いかなる場合も返金の対象となりません。お支払には、現金、各種クレジットカード、Paypal、Squareによるオンラインでの請求書払いが可能です。また、5万円を超えるご予約を受けた場合は、10%の「予約金」をお願いする場合がございます。「予約金」は返金不可とし、到着時の支払いに充当されます。


なお、オンライン予約サイトでクレジットカードによる「事前払い」等をご利用の場合、お支払形態は上の限りではなく、各予約サイトの規定に従います。


苦情の受理

滞在について苦情のあるときはお申し出ください。誠意を持ってお受けいたします。可能な場合は直ちに対処いたします。


宿泊者の責任

御宿ちよだは完全禁煙の建物です。もし室内での喫煙が明らかになった場合、1泊あたり3,000円の特別清掃料を徴収いたします。


宿泊者の故意、または不注意により館内、室内備品、建物に損害を受けた場合、御宿ちよだは、再設置、復旧等のため、損害を弁償していただく権利を有します。宿泊者退去後に損害が明らかになった場合は、宿泊者のクレジットカードにチャージ、または請求書を送付する場合がございます。同時に、御宿ちよだでは、損害があった場合の宿泊者の負担ができるだけ少なくなるよう留意いたします。


館内、室内の防火、消火設備への勝手な操作、またはいたずら等が見つかった場合、御宿ちよだは当局に通報する権利を有します。


部屋の鍵を紛失した場合、3,000円の再発行料がかかります。


チェックアウト後、館内、室内に忘れ物があった場合、御宿ちよだはできる限り持ち主にお返しできるよう努力し、取計らいます。その過程で送料等が発生した場合、当館はその料金を請求する権利を有します。


ペット

御宿ちよだでペットと一緒の宿泊はできません。なお、登録済みの盲導犬の場合は、予約時にお知らせください。


セキュリティ

御宿ちよだでは部屋のドアはいつも閉めておくようお願いいたしております。また、宿泊者以外の館内への立ち入りは制限させていただいております。


ご宿泊のお客様全員に「宿泊カード」の記入をお願いいたしております。外国人のお客様には、加えてパスポートの提示をお願いいたしております。その際、パスポートナンバー取得、セキュリティ上の措置のため、パスポートのコピーを取らせていただきます。


データ保護

御宿ちよだでは、予約の際、作業の流れの中で個人情報を取得いたします。取得された情報は法律により3年の保管が義務付けられています。御宿ちよだからは、前もって許可をいただいたメールアドレスにニュースレターをお届けする場合がございますが、ニュースレター上のリンクから購読はいつでも解除することができます。御宿ちよだでは、当館業務に関わらない第三者に登録された情報を渡すことはございません。


御宿ちよだは東京都荒川区保健所より、旅館業の営業許可を受けております。営業許可番号:「22荒保衛環き(三)第7号」


御宿ちよだのプライバシーポリシーについてはこちらをご覧ください。


賠償責任

御宿ちよだでは、当館側の原因によりお客様に損害を与えた場合は賠償いたします。なお、当館の責任に帰されない損害についてはその限りではありません。


損害賠償は;

a) 当館に宿泊されたお客様のみに適用されます。

b) 当館フロントで個別に保管を依頼された物品を除いて、1品目について1万円、お一人の損害について5万円を上限として賠償いたします。


御宿ちよだでは旅館賠償責任保険に加入しております。


2018年 8月